Buchhaltung von B2B Software Vertrieb

Beim Verkauf unbefristeter Softwarelizenzen an Geschäftskunden ist für ERP, Rechnungsstellung und Umsatzsteuer vor allem zu klären, ob der Umsatz als Lieferung oder als sonstige Leistung zu behandeln ist.

Für typische Download- oder Lizenzschlüsselmodelle ist die Einordnung als sonstige Leistung regelmäßig sachgerecht. Das klingt zunächst etwas seltsam, weil eine Softwarelizenz im Alltag oft wie ein „Produkt“ wirkt. Steuerlich kommt es aber weniger darauf an, wie sich das für den Käufer anfühlt, sondern wie der Umsatz rechtlich und technisch ausgeführt wird.

1. Umsatzsteuerliche Einordnung

Bei Standardsoftware ist die tatsächliche Art der Bereitstellung maßgeblich.

Wird Software elektronisch bereitgestellt, etwa per Download, Online-Zugang, Lizenzschlüssel oder automatisierter Bereitstellung, handelt es sich regelmäßig um eine elektronisch erbrachte sonstige Leistung. Das gilt auch für Software-Updates und vergleichbare digitale Bereitstellungen.

Exkurs: Warum „sonstige Leistung“?
Eine Lieferung liegt im Umsatzsteuerrecht klassisch dann nahe, wenn ein körperlicher Gegenstand übertragen wird. Also etwas, das man anfassen, lagern, versenden und physisch übergeben kann. Bei einer digitalen Lizenz wird dagegen kein Gegenstand bewegt. Der Kunde erhält ein Nutzungsrecht, einen Zugang oder einen Schlüssel. Deshalb landet man steuerlich regelmäßig bei der sonstigen Leistung.

Wird Software dagegen auf einem körperlichen Datenträger geliefert, etwa CD-ROM, DVD, USB-Stick oder vergleichbarem Medium, liegt regelmäßig eine Lieferung eines körperlichen Gegenstands vor.

Zu unterscheiden sind außerdem Leistungen, bei denen der menschliche Leistungsanteil im Vordergrund steht, etwa individuelle Softwareanpassung, Beratung, Implementierung oder Customizing. Diese sind nicht schon deshalb elektronisch erbrachte Leistungen, weil E-Mail, Download oder Internet zur Kommunikation verwendet werden. Sie können aber weiterhin sonstige Leistungen sein.

2. Abbildung im ERP- oder Buchhaltungssystem

Eine digital bereitgestellte Softwarelizenz sollte im ERP-System grundsätzlich nicht als lagergeführte Ware angelegt werden. Sachgerechter ist die Anlage als Dienstleistung, Lizenzleistung oder nicht lagergeführter Artikel.

Das vermeidet unnötige oder falsche Nebenprozesse wie Lagerbestand, Wareneingang, Lieferschein, Versandlogik oder Versandkosten. Praktisch gesagt: Das System sollte nicht so tun, als läge irgendwo ein Karton im Regal.

Entscheidend ist nicht die Bezeichnung im Artikelstamm, sondern die umsatzsteuerlich richtige Behandlung, die passende Erlöskontierung und die korrekte Rechnungslogik.

Exkurs: Artikeltyp ist nicht nur Kosmetik
In vielen ERP-Systemen zieht der Artikeltyp Folgeprozesse nach sich. Eine Ware kann Lager, Versand, Lieferschein oder Bestandsbewertung auslösen. Eine Dienstleistung eher nicht. Deshalb ist die Einordnung nicht bloß eine hübsche Beschriftung, sondern beeinflusst, welche Prozesskette das System automatisch startet.

Bei internationalem B2B-Vertrieb sollte geprüft werden, ob das System folgende Fälle sauber unterscheiden kann:

• Inland
• EU-B2B mit gültiger USt-IdNr.
• EU-B2C oder Kunde ohne belastbaren Unternehmernachweis
• Drittland
• Kleinunternehmerregelung, falls einschlägig

3. EU-B2B: Reverse Charge bei sonstigen Leistungen

Bei sonstigen Leistungen an Unternehmer gilt im Grundsatz der Ort des Leistungsempfängers. Verkauft ein deutscher Unternehmer eine digitale Softwarelizenz an ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat, wird die Leistung daher regelmäßig im Staat des Kunden besteuert.

Der Verkäufer stellt dann keine deutsche Umsatzsteuer in Rechnung. Der Kunde erklärt die Umsatzsteuer in seinem Land im Reverse-Charge-Verfahren.

Exkurs: Was heißt Reverse Charge praktisch?
Normalerweise schuldet der Verkäufer die Umsatzsteuer. Bei Reverse Charge wird diese Pflicht auf den Käufer verlagert. Der Verkäufer schreibt also netto. Der Käufer berechnet die Umsatzsteuer nach den Regeln seines Landes selbst. Bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen ist das oft wirtschaftlich neutral, muss aber formal richtig erklärt werden.

Für die Rechnung sind insbesondere erforderlich:

• Nettorechnung ohne deutsche Umsatzsteuer
• Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, zum Beispiel:
  Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers / Reverse Charge
• USt-IdNr. des Verkäufers
• USt-IdNr. des Leistungsempfängers
• richtige Erfassung in Umsatzsteuervoranmeldung und Zusammenfassender Meldung, soweit einschlägig

4. Wirkung beim Käufer

Der Käufer berechnet die Umsatzsteuer nach den Regeln seines Landes selbst. Ist er zum Vorsteuerabzug berechtigt, kann er denselben Betrag grundsätzlich als Vorsteuer geltend machen.

Wirtschaftlich ist das in vielen Fällen neutral. Formal muss der Vorgang trotzdem korrekt erklärt werden.

Der Begriff „Erwerbsteuer“ sollte hier vermieden werden. Er passt eher zum innergemeinschaftlichen Erwerb von Waren. Bei Software-Download oder Lizenzschlüssel geht es regelmäßig um eine bezogene sonstige Leistung im Reverse-Charge-Verfahren.

5. Fehlende oder ungültige USt-IdNr.

Liegt keine gültige USt-IdNr. des EU-Kunden vor, sollte der Umsatz nicht automatisch als EU-B2B-Reverse-Charge behandelt werden. In der Praxis fehlt dann ein zentraler Nachweis für die Unternehmereigenschaft im EU-Umsatzsteuerverfahren.

Exkurs: Warum ist die USt-IdNr. so wichtig?
Die USt-IdNr. ist im EU-Geschäft der praktische Nachweis, dass man es mit einem Unternehmer zu tun hat. Ohne diesen Nachweis wird es für den Verkäufer riskant, einfach netto mit Reverse Charge abzurechnen. Dann ist nicht sauber belegt, warum keine Umsatzsteuer berechnet wurde.

Je nach Fall kann der Umsatz wie ein B2C-Umsatz zu behandeln sein. Bei elektronisch erbrachten Leistungen an EU-Privatkunden ist regelmäßig das Land des Kunden maßgeblich; die Abwicklung kann über OSS relevant werden.

Die konkrete Behandlung sollte das ERP-System nicht erraten, sondern über Kundentyp, Land, USt-IdNr.-Prüfung und Steuerregel ableiten.

6. Drittland

Bei B2B-Kunden außerhalb der EU wird aus deutscher Sicht bei solchen Dienstleistungen regelmäßig keine deutsche Umsatzsteuer berechnet, weil der Leistungsort beim ausländischen Unternehmer liegt.

Die steuerliche Behandlung im Drittland ist gesondert zu prüfen. Der Begriff „Reverse Charge“ sollte hier nur verwendet werden, wenn das jeweilige ausländische Recht tatsächlich ein entsprechendes Verfahren vorsieht.

Kurzfassung für die Praxis

Eine digital bereitgestellte unbefristete Softwarelizenz ist im ERP regelmäßig als Dienstleistung oder Lizenzleistung ohne Lagerführung anzulegen.

Bei EU-B2B-Kunden mit gültiger USt-IdNr. erfolgt die Rechnung regelmäßig netto mit Reverse-Charge-Hinweis.

Bei physischen Datenträgern, individuellen Anpassungsleistungen, fehlender USt-IdNr. oder Drittlandskunden ist die Einordnung gesondert zu prüfen.

Hinweis

Dieser Text ist eine sachliche Arbeitshilfe zur buchhalterischen und umsatzsteuerlichen Einordnung. Er ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.